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哈佛管理技能培训教程 全集-第191部分

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(5)应在每天就寝前,回顾一下今天的所作所为,如果这种回顾能让你心情兴奋,觉得明

天又将是快乐而充满希望的一天,你就算是成功!



可提高时间效率的五种专门技术

 

1 分段式时间

关于工作或自管理者启发的挑战,可针对一个主题全力投入,或将时间分割,分别投入几个目标,后者即称为“时间的分段法”。这两种方法都有其必要性,但在不能集中全力投入某个主题时,你应该还是采用“时间分段法”。

笔者一天之中,常须写3—4本书,当撰拟某一本书的思路不畅时,管理者马上就换写另一本,绝不浪费时间,这就是“时间分段法”的工作方式。笔者于本书后面将提到的“顺便族”用功方式,也是“时间分段法”的一种,大概就是类似于一边看电视、一边阅读诗集,而又能得到功效的方法。

2核心时间的发现及设定

所谓“核心时间”,简单地说,就是“工作效率最高的时间带,也最能将精神集中于工作上的时间带。”

如果对自己的核心时间毫不关心的话,就无法培养敏锐的时间感,因此,应努力探求自己的核心时间(关于核心时间的探求与设定,可参考“时间层别术”的说明。)

3安排时间
将个别时间内的活动效率提高,才能把握时间,活用计划。

比方说,你想看晚上八点钟的连续剧,那你就必须妥善安排时间,七点半之前回家,并在八点之前吃饭、洗澡等等……。这就是一个安排时间的例子,什么时间该做什么事都必须事先计划,确实执行。

4节制应酬时间
工商界人士,往往花费许多时间在应酬上,以致自己的时间大量减少,因此,要参加应酬时,须以下列三项基准来判断,再采取适当的行动。
 (1)由自己主办,且内容较充实的应酬,是否常因此而将时间拉长?

(2)是否因应酬时气氛相当愉快,而不知该适可而止?

(3)基于朋友情份所参加的应酬。

(4)中空时间、片段时间的利用法……这是最容易被浪费的时间,因为这些零星时间很难善加运用,但是,依照以下的方式,还是可以慢慢减少中空时间及片段时间的浪费。

比方说,可以利用这些时间记录心得,或阅读平常没时间看的报纸、杂志等,也就是说,将工作及自管理者挑战中最简易细小的事项,挪到这些时间来做,如此即可降低浪费时间的比例。

5计划时间
前述的时间安排也包含在这一项中,现笔者将叙述一种把不同时间所将采取的活动记录下来,以提高工作效率及时间运用率的方法。

首先,必须先建立几个简单的记号,如M=与人会面、T=电话、D=企划、S=用功、W=写作、R=读书等等。

再则,对于备忘事项的处理,也须小心。比方说,不知对方何时才会答复,或某些不能确定时间的预定活动,都应当记录下来,以免遗忘。记录时,可先记在笔记本上方,待确定时日后,再转载到相符的时日栏中。

空档时间活用法
工作的空档或与人会面前后,当会存在许多空档时间,日积月累之下,这些时间可能长达几十、甚至几百小时,因此必须有效地运用这些时间。

这类“空档时间”,大致可分为①前段空档时间、②中段空档时间、③后段空档时间三种。

 首先,先就“前段空档时间”,向读者说明其利用法:

与人约会、参加集会、出席会议、观看戏剧或运动竞赛时,应在约定时间前半小时到一小时之内到达目的地,而这段时间,就是所谓的“前段空档时间”。

提前到达时,可到咖啡厅或其他安静的休闲场所,做一些工作上的准备、处理杂务、看看书、思考新构想等等,如能这样活用时间,可得到下列各项好处:

(1)提早出门,万一遇到交通拥挤等状况时,仍能在约定时间前到达目的地,不会产生让对方空等的尴尬。

(2)提早到达目的地,心情将较为悠闲轻松,而可以自在地利用前段空档时间。

(3)运用空档时,切记!仍必须准时到达目的地。

其次,管理者谈到“后段空档时间”的利用方法。所谓“后段空档时间”,即指在预定时刻前完成某项工作,而出现的空闲时间。

比方说,与人会谈时,若言不及义、喋喋不休,再多的时间也浪费了,如能把握谈话要领,言谈简要切题,就可将预定的会议时间节省半小时到一小时,而节省下来的时间,就成为自己的时间,可自由有效地运用。

前、后段空档时间,都是在有意识的计划下产生的,而中段空档时间却往往是偶然发生的。中段空档时,许多人常因事情尚未告一段落,情绪不稳,以致白白浪费了这些时间,因此,现在建议大家,可运用这段时间作一下情绪上的调整,或思考新的构想等等。

以上所说的利用空档时间法,最重要的观念,即是:不要让时间来支配你,而应该是你去支配时间。如能建立这种正确想法,身体力行,必能将时间作出有效的计划分配,完成一些有意义的工作。

 

操作程序会影响工作质量

一件工作的完成,必有其“顺序”,而工作的“顺序”常能左右时间的价值及效率。一般

人多忽略了工作顺序,以致导致失败或蒙受损失。因此,管理者工作的“内容”及“顺序”是一样重要的。

举一个简单的例子来说,现在你面前摆着一餐丰盛的佳肴,你会不会先猛吃饭来填胞肚子呢?当然不会。一般正常的吃法,都是先享受各式美味的菜肴后,再进食一碗饭,而工作顺序的道理,正是如此。

再则以麻将为例,精于麻将的人,懂得观察各家牌型及出牌,因此,他出牌的顺序很明确,常常可得到胜利。

围棋也是如此。一手错误的落子,可能全盘皆输。如能正确把握落子的顺序,即可抢占先机,操纵整个棋局。

而写作时内容编排和顺序更是息息相关。汇集写作的素材,必须花费许多心力来决定这些材料的排列顺序。而内容的好坏,就取决于顺序的良方。

与人交谈,也要注意谈话内容的条理及顺序。应在谈话前整理一下思路,将谈话的主题依序排好,这样的谈话,必可收到良好的结果。

谈话时应注意交谈内容的顺序
很多能让上司采纳其意见的下属,谈话都有一共同点,即他们能了解上司的性格及想法,
发表有顺序的谈话。
比方说,在上司较空闲时,他们会找各种轻松的话题跟上司闲聊,而在上司忙碌时,就选择较重要的事来报告;而在报告纠纷案件或易引起上司不悦的案件时,一定在报告前,先谈论一些上司喜欢的话题来松懈上司的心情等等——可是现实社会上,很多下属并没有具备这样的谈话要领。

此外,以信息交换、商谈、咨询为目的的谈话,其谈话顺序又如何呢?特在此加以说明。 与他人交谈之前,必须先准备一些可引起对方关注的话题,但这类话题只是穿针引线而已,重要的是以后所要谈论的内容。

管理者须在脑海里组织这些谈话内容,选择一种最适合的顺序来进行交谈。

其实,谈话顺序的决定,多须靠临战应变的能力,但是,在许多情况下,仍然可以整理出一些通则。

先谈论一些有关季节气候等轻松的话题作开场白。

将可能使对方愉快的话题,放在前面;而将可能会引起对方不悦的话题搁后。

(3)将内容单纯的话题放在前面,而将较为复杂的话题搁在后面。

(4)闲聊应在刚开始或结束前进行。

(5)将和对方有关的话题放在前面;而将和自己有关的话题放在后面。

(6)主题应在谈话中途提出,若是在结束之前才谈到主题,可能对方已经没时间,也没心情来和你交换意见。

现举一个具体的例子来加以说明:

笔者会因工作的关系,和某位以前曾见过面的人士会谈,而笔者所准备的谈话内容,排列顺序如下:

①对于以前承蒙他协助的事项提出致谢→②谈论一些他较感兴趣的话题→③对于他为自己著作所作的插画,再度表示谢意→④主题→⑤笔者今后工作行程的安排→⑥现今广受注目的企业经营联络及管理等等话题。

当然,交谈是变向的,并非只是一方喋喋不休,因此,交谈时双方话题是交叉进行着的,并将产生许多种组合方式。

尽管如此,预先设计的话题仍然可以发挥效用,原则上,最好不要任意变更预定的谈话顺序。当双方交谈时,可等对方话题告一段落,再接上管理者预定的话题,如此就不会发生太大的错误。

比方说,当笔者谈完③管理者的著作希你相助图表,他接上了他儿子结婚的话题,笔者就等这个话题结束后,再按照管理者预先定好的顺序,按照④→⑤→⑥进行交谈,结果,管理者那次的会谈相当愉快,而且有效率。

虽然,原则上,最好不要更改预定的谈话顺序,但是在某些特殊情况下,仍须作适度的修改或删除。比如,没有时间进行闲聊时,就须将预定的闲聊话题删除,或者,当对方对你的话题漠不关心时,即应适时转换等等。

对于某些脑中没有这种整理观念及计划的人而言,养成这种事先安排谈话内容的习惯。更是特别重要。



十五分钟会议术

当你听到“十五分钟的会议”时,可能大吃一惊,因为你已习惯于一小时,甚至半天、

一天的会议方式。但是,事实上,十五分钟的会议是可以做到的,那些费时一小时的会议中,至少有百分之五十可以缩短为十五分钟。现在,就来介绍这种十五分钟会议的进行方式。

促使会议冗长的原因之一,就是大家都坐得太舒服了,因此,站着开会是防止会议冗长的有效方法。站立不仅有益健康,更由于长久站立容易疲劳,与会人士自然会产生及早结束的心理,当然,“站立式会议”就会变得简短而有效了。目前,有些公司已经采用了这种方式。

 长久以来,许多会议都浪费很多时间在资料说明上,而这也正是会议过长的原因之一。因此,开会前应该将有关资料送交各与会人士,请他们事先阅读;如此一来,不仅可提高会议的质量,更可缩短会议时间。

其次,会议中的议事分析讨论时间常不平均,往往花费许多时间在某一二件议题上,而延长会议时间,甚至还有择日重开会议的情况发生。

那么,该如何防止这种现象呢?有一种简单又有效的方法。可在会议开始时,就各个议案一一咨询与会人士意见,若无异议则表示通过,不另花时间来讨论,而将全力集中于那些意见分歧的议案上面,这就是“先求结论、后讨论”的会议方式。

此外,还有一点关系重大,那就是:选择与会人士的方式。勉强出席、不了解议案内容、言不及义的人,应尽量避免,最好选择真正有见地,有热忱的精锐人士来参与。

再则,会议主席也肩负着很重的责任。若是处理不当,当会造成时间的浪费。对于议案的讨论表决,主席可询问大家;“还有什么意见吗?”之后等待约十五秒钟,若无任何异议,即须自下结论,而后转到另一议题的讨论上,如此,可有效地控制会议时间。

优秀人士的睡眠
为了挪出更多的工作时间,许多人常认为应该减少睡眠时间,现在就有许多书籍,都在讨论短时间睡眠的问题;但是,就时间的观点来看,笔者并不主张极力缩短睡眠时间。
发明大王爱迪生,数十年间,每天都只睡三到四个小时,但是,普通人却很难像他这样,因为他是个具有特别强健体力的人,据说,他70岁时患了感冒,还是他一生中第一次生病呢!
 另外,拿破仑也是以睡得少而闻名的。曾有人模仿他这种短时间睡眠方式,结果身体承受不了。据后来的调查指出,拿破仑虽然晚上睡得很少,可是,他常利用白天的时间小睡。 除了这些特异人士外,一般人并不适合刻意去减短睡眠的时间,而应该采取适合他们体质的“一周律调术”这种方法,将一周的生活作息加以计划,依此找出一个适合自己的睡眠标准。

现在将方法简介如下:
星期一时,应尽量减少工作及休闲时间,睡足八个小时,以保存体力,应付一周的挑战。 星期二、三、四时,采取正常生活方式,视自己的体能状况来进行适度工作及娱乐,睡眠时间以标准的六小时为准。
星期五、六时,应尽量减少工作时间,多从事休闲娱乐,而睡眠时间也可缩短为四小时。这两天是一星期内主要的休闲时期,之后又有一个星期天,
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