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哈佛经典职业经理人培训 全套教-第213部分

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  平日养成不二次录音的习惯,就不会发生把重要资料洗掉的失误。如果采用这种做法,绝对不必担心会发生种种意外。 
  6。用十卷装的卡带盒来收藏录音带 
  在收藏标准大小的录音带时,最好用十卷装的塑胶卡带盒,把卡带装在里面,再放到书架上,当然,要按类分别整理,有条不紊的排列在书架上,举例来说,如果是有关语言的,要按英语、法语等等来分别归类,需要时,就不必在检索上浪费时间。 
  此外,在卡带上附上标示内容的卡片。在这卡片上,就不只是写上标题,把你认为必要的事也一并写上去。举例来说,如果在一卷录音带上,录两周的节目,也清清楚楚地标示在卡片上。 
  7。看录像时,可以使用快速回转〖HT5”,5SS〗若谈起前面提过的,以快速回转看录下来的电视节目,大概会有很多人以为,那些跳过不看的部分都是插播广告,不过,不插播广告的NHP节目你也可以“跳看”。 
  举例说,当你观赏“NHK专辑”,即使是水准很高的节目,重要的部分也不会太多,拖泥带水的场景经常可见,所以,这些部分你可以很快地跳过去。如此一来,一小时的节目也能缩短到二十分钟左右,其效率实在是一级棒。 
  8。袖珍卡带最适合录语言节目 
  卡式录音带由于体积小,外形统一,比起书籍来,较不占空间,在收藏上比较方便。其中,有一种袖珍型卡带,只有标准带的四分之一大,一个大抽屉收藏几百卷,是绰绰有余的。在连续收录语言节目时,要想成立属于自己的卡带图书馆,再没有比使用袖珍型卡带更理想的了。 
  不过,如果不在卡带上标明内容,充分做好分类整理的工作,在检索上就很费工夫,所以,这一点必须特别注意。 
  9。不断看电视,只是浪费时间而已 
  业务人员打发假日的方式,大多是“睡觉”和“看电视”。的确,在电视机前睡觉,很容易无所事事地度过一天。 
  只要打开电视,往往都会接连不断地看下去,因此电视常被视为影响孩子功课的最大敌人。对大人来说,不断的看电视,也会造成一样的后果。前面提过,你可以把电视节目录下来看,即使做不到这个程度,只要控制电视机的收视,也能避免浪费时间。 
  10。利用睡眠学习机 
  有一种睡眠学习机,是在枕头下放置一个录音机,使人可以一边睡觉一边听音乐或语言录音带。在听力学习工具上,这是非常有力的“秘密武器”。当你一边工作一边学习语言的时候,可使用睡眠学习机来听录音带,从而有效利用时间。 
  11。早上只要在床上思考五分钟 
  早上你可以在床上看书,尤其是学习语言之际,虽然早上已经醒来了,仍会躺在床上收听英语广播讲座。即使头脑依然睡意朦胧,耳朵只要不断地接受广播的刺激,在提高语言能力上,也有很大的帮助。这样一边睡觉,也能够一边思考许多事情。 
  即使不学语言或读书,也可以每天早上在床上思考五分钟,想想要用什么方式来进行今天的工作。只要想一下,即可提高当天的工作效率,床上的五分钟可以相当于一、两小时的效用。 
  12。与转接电话的人先定下“暗号” 
  在转接电话时,如果对方指名要找的人正在接电话或会客,以至于无法接听电话的情况非常多,像一些重要人物或是难以联络得上的对象,恐怕会因此错失接触的机会。 
  所以,如果你和秘书之间定有“暗号”,尽量培养彼此的默契。举例来说,如果你在秘书送来的纸条上写“W7”,即表示“七分钟之后,立即回电话。”借此,即使是接听别的电话,也不会令任何一方久候,且能够迅速应对处理。 
  13。与对方约好回电的时间 
  电话中事情谈到一半时,对方说:“一会儿再给你回电。”这种情况常常会发生。可是,这个“一会儿”可是很难预料!有时以为对方会马上打来,而苦苦等候着,不料竟拖到第二天才打过来。 
  因此,特别是在想尽快得知情况时,你最好先与对方约好回电时间。这样,对方就不会七拖八拖,而你也不必苦苦等候,既浪费时间,又不敢随便外出离开。这似乎是理所当然的做法,不过,很意外的,好像很少有人能彻底奉行。 
  14。采用有监听功能的电话 
  打电话找人时,通常对方都不会马上来听,而要“稍等一下!” 
  在这种情况下,大部分的人都是拿着话筒,一直到对方来接听,这里有一个最好的方法是利用电话的监听功能,在电话扬声器传来对方的声音之前,你可以专心做别的工作。因为拿着话筒呆呆的等着对方,不知道什么时候才会再打过来,这完全是浪费时间。商业电话具有许多优良的功能,要积极加以利用才是。 
  15。使用无线电话 
  有点小事打电话找人,在转接的空档或者对方去找资料的时候,拿着话筒等待的情况很多。如果是普通的电话,在等候时即使想做其他事,由于电话线的缘故,行动范围总限于半径一米之内,再怎么也无法有效利用等待的空档。 
  所以,要有效地利用等电话的时间,最方便的莫过于使用无线电话。这样,可以拿着电话,在房间里走来走去,当然也能够到书架找资料,或是记下备忘录。 
  16。使用计时计费的电话 
  各企业公司在裁减经费时,首先应当整顿的就是电话。的确,长时间通话不但浪费时间,电话费也相当惊人。但是,节制电话若只是嘴上说说,根本收不到效果。 
  因此,采用计时计费的电话,是一种很好的方法。这样,在打长途电话之际,眼看计费表不断往上跳,即使不愿意也不得不警觉到通话时间太长,自然而然就会少说废话,而达到同时节省时间与金钱的目的。 
  17留话请接电话的人代为转达 
  为了顺利处理电话,你可以编制一本应对电话的手册。其中有一条原则是,打电话找人,即使对方不在,也要向接电话的人表明联络的目的,并请代为转达。 
  通常,如果对方不在,不是说:“我再打来。”就是说:“能不能请他回电话。”然后就挂断电话,其实,大多数事情都不一定非得直接告诉当事人,才能够达到自己的目的。苦苦等待和对方亲自说话,往往要浪费很多时间,致使工作效率不佳,而且如果是非常紧急的事,先令接电话的人了解个中情况,他也会十分热心代为联络,以尽快找到对方。 
  18。在电话答录机留话,要说明打电话的目的 
  有些人一听到对方是以电话答录机留话,就只说:“我是某某人,我再打电话来。”就立刻挂上电话。而有时候,即使留话,也没有交待好重点,以致对方回家后根本不清楚事情的原委,所以,对方只好再打电话来询问,结果又得再说一遍,造成双方时间的浪费。 在碰到对方是以电话答录机留话时,你最好是清清楚楚地交待打电话的日期、时间、事情的要点、什么时候可以与你联络得上及其他一时之间可以想到的细节等等。如此一来,不仅能节省时间,还能顺便整理问题,真可谓一举两得。 
  19。把电话答录机当做“备忘录”使用 
  电话答录机的最大功能在于——在自己出外时,也能确认留话的内容。不过,如果换另一种使用方法,也可以当做自己的“备忘录”。 
  举例来说,你在家里看报时,从广告上发现一本好书,就可以打电话到办公室,在电话答录机上留话:“请顺便帮我买一本书,书名是……。”这样,你的同事外出时,就会顺便帮你买回来。此外,一旦突然想到什么好点子,也可以先录在电话答录机上,事后再加以审核。把电话答录机当做“备忘录”使用,甚为方便。 
  20。利用“电话答录机”〖HT5”,5SS〗以前电视上有部威士忌广告,为了安心享用美酒,而把电话收到冰箱的冷冻库。实际上,在埋头于重要工作之时,突然受到电话干扰而中断,工作效率会受到很大的影响。如果把话筒拿起来,使别人打不进来,确实可以因此而免除这些干扰,可是,万一有重要的电话也接不到,往往因而耽误要事。在这种情况下,可以利用电话答录机。对忙碌而无暇接电话的人,可以每隔一定时间就听听来电的留话内容,马上回电给对方,这样就不会有失礼之处。 
  21。电话接通后先报上自己姓名〖HT5”,5SS〗拨错号码的电话,只会令人感到莫名其妙而已,要是开始双方都没发觉到,等彼此说上好半天才知道打错电话,不只造成时间的浪费,而且,也会弄得心情格外烦躁不安。 
  为了避免这种错误,只要电话一接通,你可以先报上自己的姓名,这样,如果打错电话,对方就会马上察觉到。此外,尽早主动提起对方的姓名、事情内容,即使对方先前没注意到,至此也会知道打错了电话,因而减少时间上的浪费。懂得打电话的要领,可使电话使用的效率大大提高。 
  22。电话要放在桌子的左边 
  电话放在桌子的左边是最好的,理由是,这样可以用左手接电话,使惯用的右手永远保持自由的状态。同时,也可以一边用左手拿话筒,一边用右手提笔干别的工作,这时候如果电话放在桌子的左边,就不必特地放下右手的笔,去拿话筒。 
  此外,在桌子的右上方要准备备忘纸,以便在接电话时能马上记下备忘录。只要在细节上多用点心,将有助于工作的持续进行。放置电话的位置,也会对工作的流程造成影响。 23。先以对讲机来应对访客 
  对讲机最大的功用,就是能够先查问身份不明的人,由于它不必直接与访客面对面,却能够以声音应对,对打发推销员,确实非常方便。在假日时,你可充分利用对讲机的优点。 
  举例来说,在对付推销员时,一旦面对面,就很难加以拒绝,非得容忍对方喋喋不休的推销轰炸不可,如果利用对讲机的话,以一句“家里还有”,马上可以回绝掉,这样就可以避免浪费时间。 
  24。电话备忘录须分类记载 
  当经常有很多公司来电向你请教内容广泛的问题时,如一律将其记在一张纸上,事后一定还要再抄一遍,以便分类,这样就得多一次麻烦,工作效率很低。 
  所以,在这种情况下,最妙的方法是按类将对方的问题一一写在不同的活页纸上,如此,不但事后容易整理,而且也不会发生“遗漏”的情形。 
  25。留言条上一定要写5W 
  若以基本的5W——“何时”、“何人”、“何事”、“何处”、“怎么做”来写留言条的话,就不会浪费许多无谓的时间。 
  在前面提过,你自编的电话时应对照手册中规定,为了谨慎起见,一定要一字不漏地询问对方这五个基本问题,并且依照一定顺序,将其写在留言条上,所以,在任何的情况下,都不必再找接电话的人问一遍,只要看留言条就能处理事情。 
  26。随身携带口述录音机 
  作家边走边构思小说情节,科学家在散步时获得发明灵感,这类故事经常可闻。走路确实有刺激灵感、引发文思的功效。不过,走路中即使冒出灵感来,或在拥挤的人群中,想提笔加以记录实在是很困难的。在这种情况下,如果随身携带小型口述录音机,就可以解决困难了。这种机器由于操作方便,可以边走路边把灵感录下来,而且,也可以放在口袋中,最适合随身携带。 
  27。以自创记忆记下电话号码〖HT5”,5SS〗百位数的数字,要想在十分钟内记下来,你可以应用“有意义的东西比无意义的东西,更容易进入脑海中”的记忆原理,在无意义的数字上,加以有意义的记忆线索。举例来说,把“六一六七八六七”想成“溜一溜,去吧溜去。”就可以很快记住。 
  这种变无意义为有意义的记忆法,经常被用来记忆数字,利用这种方法,尽量将工作上用得到的电话号码记下来,要联络事情时就省得再翻电话簿。 
  27。出差时先订好联络时间 
  出差时,电话联络也是件非常重要的工作。有时是出差人要对公司进行联络,有时是公司要对出差人进行联络,但是,有时从排满的行程中抽出时间,特地打电话回公司,但联络对象却不在,即使打通电话,连一点简单的联络事项也无法传达。 
  在出差之前,你可根据行程,预先定好联络时间及负责接
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